יש לי לקוח, ארגון גדול, שאני עושה לו אפיון אתר. מולי עומדת אשת קשר אחת – היא זו שפנתה אלי לראשונה, סיכמה איתי על העבודה, מתנהלת מולי בשוטף, מאשרת כל חלק באפיון ואף תורמת לו את חלקה.
אנחנו נמצאות בשלבים הממש אחרונים של העבודה – נשאר רק לעשות פגישה עם מנכלית הארגון להצגת האפיון, פגישה עם אשת ה-SEO של הארגון לסגירות אחרונות, ו-זהו. מסיימים.
ואז – בום.
וניהול הפרויקט עובר לידיה של עובדת אחרת בארגון.
אני קוראת לזה – אירוע החלפת איש קשר באמצע פרויקט.
וכן, אני קוראת לזה ״אירוע״ ומשתמשת במילה הדרמטית ״בום״ כי ככה אני חווה את זה.
איש הקשר החדש הוא לרוב לא אדם פסיבי. הוא לא רוצה רק לקבל חפיפה פשוטה על הפרויקט, הוא רוצה לתת לפרויקט את החתימה האישית שלו. את טביעת האצבע שלו. ומטבע היותם של אנשים שונים זה מזה – יש דברים שהוא רואה אחרת מאיש הקשר הקודם. ורוצה אחרת.
ויש בזה היגיון.
כי מי שמוביל את הפרויקט בארגון צריך לעמוד מאחוריו בגאווה. לייצג אותו בלב שלם. להלחם עליו לפעמים. ובשביל לעשות את זה, הוא צריך לאהוב את הפרויקט בלב שלם. להרגיש שהוא ה-owner שלו.
אבל מה הבעיה כאן?
שזה מצריך שינויים בפרויקט. ולשינויים יש עלות. ולכאורה מצופה מהספק, כלומר מאיתנו, לשאת בעלות של ביצוע השינויים. וכשאני אומרת עלות אני מתכוונת כמובן גם לזמן עבודה נוסף.
אני עוצרת לרגע את הסיפור של האפיון שלי וחוזרת אחורה, לתקופה שניהלתי חברה לבניית אתרים. אירועי החלפת איש קשר באמצע פרויקט קרו מידי פעם. ועם הזמן גיבשתי סעיף שמתייחס לזה והוספתי אותו להצעות המחיר שלי.
וזה לשון הסעיף:
התקשורת עם הלקוח תתבצע דרך איש קשר אחד וקבוע מטעם הלקוח. במידה ותתבצע החלפת איש הקשר באמצע הפרויקט (לא כולל שלב הזנת התוכן) – בונת האתר רשאית לגבות תוספת תשלום.
שימו לב שהסעיף הזה מתייחס בעצם לשני דברים:
- איש קשר אחד וקבוע. כלומר גם אם לא יוחלף איש קשר במהלך הפרויקט – בכל מקרה – אנחנו רוצים רק איש קשר אחד מטעם הלקוח, ושהוא יהיה קבוע.
- אם יקרה אירוע החלפה – יש מצב שתהיה תוספת תשלום. שימו לב שבניסוח אני לא אומרת שבטוח תהיה תוספת, רק אולי. זה נתון לשיקול דעתי.
אגב, החרגתי מהסעיף את שלב הזנת התוכן, כי הרבה פעמים ניהול הזמת התוכן מתבצע על ידי איש קשר אחר מהארגון, אדם טכני יותר שאמון רק על ההזנה. ועם זה אין לנו בעיה כמובן.
הייתי עומדת על זה שהלקוח יקרא ויבין את הצעת המחיר, ולפעמים גם הייתי עוברת איתו עליה. וכשהיינו מגיעים לסעיף הזה הייתי מסבירה ללקוחות את הסיבה. וכולם, ללא יוצא מן הכלל, הבינו את ההיגיון והסכימו.
ואם היה קורה אירוע החלפת איש קשר באמצע פרויקט – הייתי עוצרת ושוקלת. אם זה היה בתחילת פרויקט ועוד לא נעשתה עבודה משמעותית – הייתי מניחה לזה. אם זה היה קורה באמצע או סוף פרויקט ואיש הקשר החדש לא רצה שום שינוי ואמר ״אמן״ על כל העבודה שנעשתה עם איש הקשר הקודם – גם אז הייתי מניחה לזה.
אבל אם קרה המקרה שנעשתה עבודה משמעותית, ואיש הקשר החדש רצה שינויים – או אז הייתי מפעילה את הסעיף. והייתי שוקלת אם מתאים פה תוספת לפי שעות או תוספת במחיר סגור. תלוי בנתונים בשטח.
ממליצה בחום לשקול סעיף כזה בהצעת המחיר שלכם. אתם יכולים להשתמש בשמחה בנוסח שלי. ואם יש לכם דרך אחרת ״להתמודד״ עם אירוע כזה – אשמח אם תשתפו.
וחזרה לאפיון שלי –
אז אמנם הלקוח החתים אותי על הסכם בו אני מתחייבת לסיים את האפיון בתוך X שעות, ולכאורה הסתיימה המכסה ולא סיימתי את האפיון, אבל לשמחתי לכולם בארגון ברור שהשינויים מעתה ואילך ישולמו כשעות עבודה נוספות.
ועדיין אני רושמת לעצמי שאם שוב יבוא ארגון גדול ויחתים אותי על הסכם כזה (ככה זה, ארגונים גדולים אוהבים לכתוב בעצמם את ההסכמים עבור הספקים שלהם, וזה בסדר מבחינתי) – אז אבקש להוסיף סעיף החלפת איש קשר, ליתר ביטחון.
בברכת פרויקטים מוצלחים ושמחים :)
